Büro- oder Firmenauflösung: die Checkliste

1. Gewerbemietvertrag prüfen

Für Gewerberäume gelten andere Regeln als für Wohnungen. Kündigungsfristen und Rückgabepflichten stehen oft individuell im Vertrag, etwa feste Laufzeiten, Rückbau von Einbauten oder der Zustand bei Rückgabe. Lesen Sie den Vertrag deshalb zuerst und notieren Sie:

• das frühestmögliche Vertragsende und die Form der Kündigung,
• welche Einbauten, Trennwände, Schilder oder Leitungen zurückgebaut werden müssen,
• in welchem Zustand die Räume zurückgegeben werden sollen,
• wer die Räume abnimmt und wie die Übergabe dokumentiert wird.

Rechnen Sie vom Übergabetermin rückwärts. Dann wissen Sie, bis wann Akten, Möbel und Technik draußen sein müssen.

2. Aufbewahrungsfristen einhalten

Nicht alles, was in Regalen steht, darf weg. Steuerrecht und Handelsrecht verlangen, bestimmte Unterlagen geordnet aufzubewahren. Die Fristen sind in § 147 AO und § 257 HGB gleich geregelt:

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt oder der Beleg entstanden ist. Die Pflicht endet nicht mit der Geschäftsaufgabe. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wo die Unterlagen nach dem Auszug lagern und ob für Ihre Branche weitere Fristen gelten, etwa für Patientenakten in Praxen.

3. Datenschutz bei Akten und Datenträgern

Kundenakten, Personalakten, Patientenunterlagen und alte Festplatten enthalten personenbezogene Daten. Nach der DSGVO müssen solche Daten so verarbeitet werden, dass ihre Sicherheit angemessen gewährleistet ist, einschließlich Schutz vor unbefugter Verarbeitung (Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit, Art. 5 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Für die Auflösung heißt das:

• Akten mit personenbezogenen Daten gehören nicht ins Altpapier und nicht in den Sperrmüll.
• Wenn Sie einen schriftlichen Vernichtungsnachweis brauchen, klären Sie vorher, wer ihn ausstellt.
• Festplatten, USB-Sticks, Smartphones, Kopierer und Drucker mit Speicher vorher sicher löschen oder physisch vernichten lassen.
• Binden Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten ein, falls Sie eine oder einen haben.

Rümpel Franke räumt Möbel, Regale, Technik und Inventar. Wie mit Akten umgegangen wird, besprechen wir bei der Besichtigung. Sortieren Sie vorher aus, was Sie noch aufbewahren müssen.

4. IT und Technik

Neben Datenträgern gehören zur IT auch Leasinggeräte, Router, Telefonanlagen und Software-Lizenzen. Prüfen Sie, was gemietet oder geleast ist und zurückgeht, und kündigen Sie Internet, Telefon und Wartungsverträge rechtzeitig. Elektrogeräte werden bei einer Räumung getrennt entsorgt.

5. Inventarliste anlegen

Eine einfache Tabelle reicht: Raum, Gegenstand, Anzahl, Zustand und was damit passieren soll. Mögliche Spalten für die Entscheidung:

• mitnehmen oder einlagern,
• verkaufen oder an Mitarbeitende abgeben,
• zurückgeben an Leasinggeber oder Vermieter,
• räumen lassen.

Die Liste hilft auch bei der Besichtigung. Wir sehen sofort, was bleibt und was raus muss.

Nehmen Sie in die Liste auch Dinge auf, die Ihnen nicht gehören: Leasingmöbel, Getränkeautomaten, Wasserspender, Kaffeemaschinen im Mietkauf oder Behälter von Entsorgern. Diese gehen an den jeweiligen Eigentümer zurück und dürfen nicht mitgeräumt werden. Kleben Sie einen farbigen Punkt darauf, dann bleibt am Räumungstag nichts im falschen Wagen.

6. Verwertbares nutzen

Gut erhaltene Büromöbel, Regale, Werkstatteinrichtung oder Lagertechnik haben oft noch einen Wert. Was sich verwerten lässt, rechnen wir über die Wertanrechnung auf den Festpreis an. Das senkt die Kosten, manchmal deutlich.

7. Räumung und Übergabe

Rümpel Franke räumt Büros, Praxen, Lager und Betriebsräume in Nürnberg und Umgebung. Wir demontieren Möbel und Einbauten, trennen die Wertstoffe, entsorgen fachgerecht und übergeben die Räume besenrein. Den Preis kennen Sie vorher als schriftlichen Festpreis nach kostenloser Besichtigung. Nach unseren Richtwerten beginnen Betriebsräumungen ab ca. 2.500 €, vor Wertanrechnung. Termine sind oft innerhalb weniger Tage nach der Besichtigung möglich.

Mehr dazu unter Büroauflösung Nürnberg und Betriebsauflösung Nürnberg. Für eine erste Einschätzung schicken Sie uns gern Fotos per WhatsApp oder rufen Sie an unter 0911 95340415.

Den Zeitplan rückwärts rechnen

Die meisten Engpässe entstehen, weil alles am Ende zusammenkommt. Planen Sie deshalb vom Übergabetermin rückwärts:

• Zuerst Mietvertrag und Kündigung klären und die Steuerberatung zu den Aufbewahrungsfristen fragen.
• Danach Akten sortieren: was eingelagert wird, was ein Aktenvernichter abholt.
• Parallel Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten über den Auszug informieren, Post umleiten, Verträge kündigen.
• Einige Wochen vor der Übergabe Besichtigung für die Räumung vereinbaren, damit der Termin passt.
• Kurz vor der Übergabe Räumung, Demontage, besenreine Übergabe.

Bei Praxen und Kanzleien kommt oft noch eine Frage dazu: Wer übernimmt die Akten, wenn der Betrieb nicht weitergeführt wird? Klären Sie das mit Ihrer Kammer oder Ihrem Berufsverband, bevor Sie etwas entsorgen.

Die Checkliste in Kurzform

1. Mietvertrag lesen, Kündigung und Rückbaupflichten klären.
2. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen aussortieren und sicher einlagern.
3. Akten mit personenbezogenen Daten über einen Aktenvernichter vernichten lassen.
4. Datenträger löschen oder vernichten, Leasinggeräte zurückgeben.
5. Verträge für Strom, Telefon, Internet, Wartung und Versicherungen kündigen.
6. Inventarliste anlegen.
7. Besichtigung für die Räumung vereinbaren.
8. Räumung, Übergabe mit Protokoll, Schlüsselrückgabe.

Allgemeine Informationen ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung. Quellen: § 147 AO, § 257 HGB, BfDI, Info 1: DSGVO und BDSG, abgerufen im Oktober 2026.